仙台・個人事業・起業家の集客ヒント

仕事は「段取り8割、作業は2割」。大切な段取りを効率よく行う方法。

PDCA

美しい仕事や、効率良く仕事をしたい方は、是非試してみてください

 

仕事を進めるうえで必要とされる二つの能力

仕事をうまく進めるうえで重要とされる二つの能力があります。それは下記の二つです。

  1. 「時間マネージメント能力」
  2. 「コミュニケーション能力」

そもそも、仕事とは 決められた期限(納期)までに、求められた結果(アウトプット)を出すことです。そのために有効なのが、「時間マネージメント能力」です。

たとえ120%の出来あがりであっても、期限や納期を守れない仕事は、お客様が望む仕事ではありません。決められた期限(納期)を守ること、これが一番大切な最優先事項です。

その大切な「時間マネージメント」の方法ですが、具体的には下記の要領で行います。

「時間マネージメント」

  1. 何をもって求められる結果(アウトプット)か明確にし
  2. そのための必様な作業を書き出し
  3. 優先順位を決め
  4. 時間を割り当て
  5. 作業結果を評価します。(内容が満足できるか、効率は良かったか、ミスはないか)

例えば、あるイベントを開催するとします。

まず、そのイベントの目的・コンセプト決めます。次に、目的を達成するための目標値を「見える化」します。「
例えば、「集客目標100人」のような誰でもがわかる目標値を設定します。

目的・コンセプト・目標を明確にしたら、次は必要な作業を書き出します。

例えば、場所を抑える、告知方法、イベントのポスターを作製する、イベント保険を調べる、など、イベントを開催し目標を達成するにあたり必要な作業をすべて細かく書き出します。

すべて書き出した作業に優先順位を決めて、それに充てる時間、期限を決めて、実際に作業を行います。そのあと、作業結果を振り返り、次のアクションへとつなげます(PDCA)。

そうすることで、ミスなく効率よく目標である「集客目標100人」イベント開催へとつながります。

仕事は「段取り8割、作業は2割です」

これはどんな仕事にも言えることですが、仕事は「段取り8割、作業は2割」。特に大きなプロジェクトや集中力が必要とされる仕事ほど、この言葉があてはまります。

段取りが8割できていれば、その仕事はほぼ終わったともいえます。

あらゆることを想定して具体策を考えておくことが、段取りをする場合大事なこと。

段取りをする時に、私が、最初に勤めた会社の上司から教わった事で、未だに忘れず行っていることがあります。

それは・・・・・

いまでいう「3S」整理・整頓・清掃です。

重要な仕事を始める前に、自分の身の回りをキレイに片付け掃除する事。

そして、キレイに片付けをしながら、下記の①~④を考えていきます。

  1. 何をもって求められる結果(アウトプット)か明確にし
  2. そのための必様な作業を書き出し
  3. 優先順位を決め
  4. 時間を割り当て

特に、集中力を要する仕事や大事な仕事を行う前には、身の周りを掃除しながら、段取りを考える仕事に取りかかることが非常に有効かもしれません。

仕事の段取りを考えながら、身の回りを片付ける(3S)。そうすると、整理・整頓・清掃が終わった時点で、すでに段取りを考える事は、ほぼ終わり。あとは、実際に考えた段取りを具体的に行い、作業をするだけなので効率よく仕事がはかどります。

整理・整頓・清掃をすることで、頭の中も整理・整頓・清掃されていきます。その結果、「時間マネージメント能力」を使った8割の段取りが上手くできるようになります。

◇最後までお読み頂きありがとうございます。

 

 

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