段取り8割、作業は2割を実践するためのポイント

仕事とは　決められた期限（納期）までに求められた成果（アウトプット）を出すこと

あなたは起業家として、自分のビジネスを成功させるために日々奮闘していることでしょう。

しかし、仕事をする上で、どうしても時間が足りないと感じることはありませんか？

やりたいことややらなければならないことが山積みになって、どこから手をつけていいのかわからなくなることはありませんか？

私も以前は、そんな悩みを抱えていました。

営業職の前の職場では、音響機器の電子回路設計を業務としていました。

日々仕事にまじめに取り組んでいましたが、どうも効率が悪くて、成果が出ないことに悩む日々。

そんな時に会社の上司から教わったのは「段取り8割、作業は2割」という事です。

この言葉の意味は、仕事の成果は、作業する前にどれだけ計画や準備をしっかりと行うかにかかっているということです。

作業自体は重要ではありません。

大切なのは、作業する前にどれだけ効率的に段取りをするかです。

なぜなら仕事とは　決められた期限（納期）までに、求められた成果（アウトプット）を出すこと。

そのために必要なのが、段取り＝時間マネージメントだからです。

たとえ、成果が120%の出来あがりであっても、期限や納期を守れない仕事は、お客様が望む仕事ではありません。

決められた期限（納期）を守ること、これが一番の最優先事項なんです

仕事は段取り8割、作業は2割の理由

仕事は段取り8割、作業は2割の理由としては、以下のようなことが考えられます。

段取りをしっかりと行うことで、仕事の効率や品質を高めることができます。

段取りが不十分だと、作業中に問題やミスが発生しやすくなり、時間やコストのロスにつながる可能性があります。

また、段取りをすることで、仕事の優先順位や目標を見える化し、自分や他者とのコミュニケーションを円滑にすることもできます。

作業とは、段取りした計画に沿って具体的な行動を起こすことです。

作業は段取りの成果を実現するために必要なものですが、作業自体が目的ではありません。

作業に時間をかけすぎると、仕事全体のバランスが崩れたり、新たな課題や変化に対応できなくなったりする恐れがあります。

また、作業に集中しすぎると、自分の仕事の意義や価値を見失ったり、創造性や柔軟性を失ったりする可能性もあります。

したがって、仕事は段取り8割、作業は2割という比率で行うことが望ましいと言えるでしょう。

段取りを8割にすることで、仕事の目的や方向性を明確にし、効率的かつ効果的な方法を選択し、問題やリスクを予防し、改善の余地を見つけることができます。

また、作業を2割にすることで段取りした計画に忠実に従いつつも、必要に応じて柔軟に対応し、自分のスキルや経験を活かすこともできます。

このように仕事は段取り8割、作業は2割という言葉は、仕事の成果を最大化するための指針として非常に有用です。

段取りを効率良くする3つの方法

段取りを効率良くするには、下記の3つの方法があります。

優先順位をつける

仕事には重要度や緊急度が異なります。

すべての仕事を同じように扱うのではなく、優先順位をつけて、最も重要で緊急な仕事から順番に取り組むようにしましょう。

優先順位をつける方法としては、「アイゼンハワーのマトリクス」などがあります。

「アイゼンハワーのマトリクス」

「アイゼンハワーのマトリクス」とは、タスクの優先順位を決めるための時間管理術です。

この方法は、アメリカの第34代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーが実践していたと言われています。

この方法では、タスクを「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つの領域に分けます。

こういった対処をすることで、本当に大切なことに集中できます。

2. 計画を立てる

優先順位をつけたら、次に計画を立てます。

計画を立てるときには、「SMART原則」や「PDCAサイクル」などを参考にしましょう。

「SMART原則」

「SMART原則」とは、目標を達成するために効果的に設定する5つの要素のことです。それぞれの要素は、以下のように表されます。

目標設定や管理の手法として広く用いられています。

この法則を使うメリットは、以下のようなものがあります。

例えば、「英語を上達させたい」という目標をSMART原則に沿って設定すると、以下のようになります。

「PDCAサイクル」

「PDCAサイクル」とは、仕事の品質や効率を高めるための管理手法の一つです。Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つの段階を繰り返して、業務を継続的に改善する方法です。

例えば、あるプロジェクトを成功させるために、「PDCAサイクル」を使うとしたら、以下のような手順になります。

3.集中力を高める

計画を立てたら、次に集中力を高めます。

集中力を高める方法としては、「ポモドーロ・テクニック」や「マインドフルネス」などがあります。

「ポモドーロ・テクニック」

「ポモドーロ・テクニック」とは、仕事や勉強の生産性を高めるための時間管理術です。

このテクニックでは、25分間の作業と5分間の休憩を交互に繰り返します。

25分間の作業を「ポモドーロ」と呼びます。

これはイタリア語で「トマト」を意味し、このテクニックを考案したフランチェスコ・シリロ氏がトマト型のタイマーを使っていたことに由来します。

このテクニックのメリットは、以下のようなものがあります。

このテクニックを実践するには、タイマーが必要です。タイマーは物理的なものでもデジタルなものでも構いません。

また、ポモドーロ専用のタイマーやアプリもあります。

タイマーを用意したら、以下の手順に従って作業を始めましょう。

「マインドフルネス」

「マインドフルネス」とは、自分の心や体、周囲の状況に気づき、今この瞬間に起きていることに集中する心の持ち方のことです。

マインドフルネスは、仏教の瞑想に由来する考え方で、ストレスや不安を軽減し、集中力や創造性を高める効果があるとされています。

マインドフルネスを実践する方法はいくつかありますが、基本的なポイントは以下の通りです。

詳しい方法に関しては別記事の「Googleも採用しているマインドフルネス。深呼吸で集中力を向上しよう」をご参照ください

「段取り8割、作業は2割」は一度で完璧にできるものではありません。

常にフィードバックや改善を行うことが必要です。

自分の目標やタスク、作業の状況を振り返り、問題点や改善点を見つけて、対策を考えて実行します。

また、他人からのフィードバックやアドバイスも積極的に受け入れて、参考にします。

こうして、段取り8割、作業は2割のサイクルを繰り返すことで、自分の時間管理能力を高めることができます。

以上、段取り8割、作業は2割を実践するためのポイントをご紹介しました。

ぜひ試してみてくださいね。

時間管理が上手になれば、仕事だけでなくプライベートや趣味の時間も充実させることができますよ。

仕事は「段取り8割作業」は2割です。

最後までお読み頂きありがとうございます。

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