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仕事は「段取り8割、作業は2割」。重要な段取りを効率よく行う方法。

やることリスト

仕事を進めるうえで必要とされる二つの能力

時間マネージメント

仕事をうまく進めるうえで重要とされる二つの能力があります。

それは下記の二つです。

  1. 「時間マネージメント能力」
  2. 「コミュニケーション能力」

そもそも、仕事とは 決められた期限(納期)までに、求められた結果(アウトプット)を出すことです。そのために必要なのが、「時間マネージメント能力」です。

たとえ結果が120%の出来あがりであっても、期限や納期を守れない仕事は、お客様は望んでいません。

決められた期限(納期)を守ること、これが仕事で一番大切な事。最優先事項です。

期限を守るにあたり、重要となる「時間マネージメント」の方法=段取りですが、具体的には下記の要領で行いましょう。

「時間マネージメント」=段取りの方法

  1. 何をもって求められる結果(アウトプット)か明確にし・・・。
  2. そのための必様な作業を書き出し・・・。
  3. 優先順位を決め・・・。
  4. 時間を割り当て・・・。
  5. 作業結果を評価します。(内容が満足できるか、効率は良かったか、ミスはないか)

例えば、あるイベントを開催するとします。

まず、そのイベントの目的・コンセプトを決め、例えば「集客目標100人」のように求められる結果を明確にします。そして、場所を抑える、告知方法、イベントのポスターを作製する、イベント保険を調べる、など、イベントを開催し目標を達成するにあたり必要な作業をすべて細かく書き出します。

すべて書き出した作業に優先順位を決めて、それに充てる時間、期限を決めて、実際に作業を行います。そして、作業結果を振り返り、次のアクションへとつなげます(PDCA)。

そうすることで、ミスなく効率よく目的である「集客目標100人」イベント開催へとつながります。

仕事は「段取り8割、作業は2割です」

これはどんな仕事にも言えることですが、仕事は「段取り8割、作業は2割」。
特に大きなプロジェクトや集中力が必要とされる仕事ほど、この言葉があてはまります。段取りが8割できていれば、その仕事はほぼ終わったともいえます。

上手い段取り=行動計画が出来れば、作業を考えることなく進められ、その結果仕事の効率や出来上がりの質が上がります。

段取りをする場合大事な事

あらゆることを想定して具体策を考えておくことが、段取りをする場合大事なこと。これを実行するために私が、最初に勤めた会社の上司から教わった事で、未だに忘れず行っていることがあります。

それは・・・・・

いまでいう「3S」整理・整頓・清掃です。

重要な仕事を始める前に、自分の身の回りをキレイに片付け掃除する事。そして、キレイに片付けをしながら、上記で説明した時間マネージメントの方法(1)~(4)を考えていきます。特に、集中力を要する仕事や大事な仕事を行う前には、身の周りを掃除しながら、段取りを考え仕事に取りかかることが非常に有効かもしれません。

仕事の段取りを考えながら、身の回りを片付ける(3S)。

そうすると、整理・整頓・清掃が終わった時点で、すでに段取りを考える事は、ほぼ終わり。あとは、実際に考えた段取りを具体的に行い、作業をするだけなので効率よく仕事がはかどります。

整理・整頓・清掃をすることで、頭の中も整理・整頓・清掃されていき、段取りが上手くできるようになります。

美しい仕事や、効率の良い仕事をしたい方は、仕事を始めるまえに「3S」しながら段取りを考えてみましょう。

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